Sistem Buku Besar dan Pelaporan

Sistem buku besar dan pelaporan adalah bagian dari sistem informasi akuntansi dengan fungsi utama memutakhirkan (updating) buku besar umum (general ledger) dan menyiapkan laporan-laporan yang merupakan ringkasan (ikhtisar) dari hasil-hasil yang dicapai organisasi.

Siklus ini menerima berbagai informasi dari sumber lain :

• Informasi mengenai transaksi regular (siklus pendapatan, pengeluaran, sistem produksi,akuntansi biaya, dan sistem persediaan).
• Bagian keuangan yaitu transaksi pendanaan dan investasi
• Departemen anggaran (berupa data anggaran)
• Kepala departemen keuangan (berupa transaksi penyesuaian)

Empat (4) aktivitas dasar yang dilakukan dalam sistem buku besar dan pelaporan:

• Perbarui Buku Besar

Aktivitas pembaruan terdiri dari : Memasukkan ayat jurnal yang berasal dari dua sumber, yaitu Subsistem akuntansi, dan Bendahara.

• Memasukkan Ayat Jurnal Penyesuaian

Ayat jurnal penyesuaian ini berasal dari kantor kontroler, setelah neraca saldo awal Dibuat. 

Lima kategori dasar dari ayat jurnal penyesuaian:

1. Akrual (hutang gaji)
2. Pembayaran di muka (sewa, bunga, asuransi)
3. Perkiraan (penyusutan)
4. Penilaian kembali (perubahan dalam metode yang digunakan untuk menilai
5. persediaan)
6. Perbaikan (koreksi)

• Buat Laporan Keuangan

Aktivitas ini terdiri dari : Laporan laba-rugi dibuat pertama, Neraca dibuat setelahnya, dan Laporan arus kas dibuat terakhir.

• Membuat Laporan Manajerial

Dua kategori utama dari laporan manajerial:

1. Laporan pengendalian buku besar

Contoh dari laporan pengendalian: Daftar voucher jurnal berdasarkan urutan nomor, nomor akun, atau tanggal. Daftar saldo akun buku besar.

2. Anggaran

Contoh anggaran: Anggaran operasional, dan Anggaran pengeluaran modal.

Tujuan pengendalian dalam sistem buku besar dan pelaporan:

1. Semua pembaruan ke buku besar diotorisasi dengan benar.
2. Semua transaksi buku besar yang dicatat, valid.
3. Semua transaksi buku besar yang valid dan diotorisasi, telah dicatat.
4. Semua transaksi buku besar dicatat secara akurat.
5. Data buku besar dijaga dari kehilangan atau pencurian.
6. Aktivitas sistem buku besar dilakukan secara efisien dan efektif

Kesalahan dalam Memperbarui Buku Besar

Kesalahan yang dibuat sewaktu memperbarui buku besar dapat mengarah pada pembuatan keputusan yang tidak benar berdasarkan informasi salah yang terdapat dalam laporan kinerja keuangan.

Prosedur pengendalian untuk menangani ancaman ini terbagi dalam tiga kategori:

1. Pengendalian edit input dan pemrosesan
2. Laporan Rekonsiliasi dan Pengendalian
3. Pemeliharaan jejak audit yang mencukupi

Pengendalian edit input dan pemrosesan

Ada dua sumber ayat jurnal untuk memperbarui buku besar, yaitu Ayat jurnal ringkasan dari siklus SIA, dan Ayat jurnal yang secara langsung dibuat oleh bendahara atau kontroler.

Ayat jurnal yang dibuat oleh bendahara dan kontroler adalah entri data asli. Beberapa jenis pengendalian edit input dan pemrosesan berikut ini dibutuhkan untuk memastikan bahwa mereka akurat dan lengkap:

1. Pemeriksaan validitas
2. Pemeriksaan saldo nol
3. Verifikasi closed-loop
4. Menghitung total run-to-run untuk memverifikasi akurasi pemrosesan batch voucher jurnal
5. Pemeriksaan field
6. Uji kelengkapan
7. Membuat file ayat jurnal penyesuaian standar untuk ayat jurnal penyesuaian yang berulang untuk setiap periode
8. Pemeriksaan tanda

Laporan Rekonsiliasi dan Pengendalian

Laporan rekonsiliasi dan pengendalian dapat mendeteksi apabila kesalahan dibuat selama proses pembaruan buku besar, contoh :

1. Pembuatan neraca saldo
2. Membandingkan saldo rekening pengendali buku besar dengan saldo total buku pembantu yang terkait.

Jejak audit adalah memperlihatkan jejak sebuah transaksi di sepanjang sistem akuntansi. Jejak audit khususnya memfasilitasi tugas-tugas berikut ini :

• Menelusuri transaksi apa pun dari dokumen sumber aslinya hingga ke buku besar, dan ke laporan apapun atau dokumen lainnya yang menggunakan data itu.
• Menelusuri kembali bagian apa pun yang muncul dalam sebuah laporan dari buku besar hingga ke dokumen sumber
• Menelusuri semua perubahan dalam rekening buku besar dari saldo awalnya hingga saldo akhirnya.

Akses Tanpa otorisasi ke Buku Besar

Akses tanpa otorisasi ke buku besar dapat mengakibatkan kebocoran data rahasia ke pesaing atau kerusakan buku besar. Hal tersebut juga dapat memberikan cara untuk menyembunyikan pencurian aset.

Beberapa pengendalian terhadap ancaman ini adalah :

• ID dan pasword pemakai
• Hanya membaca akses ke buku besar
• Sistem tersebut harus memeriksa keberadaan kodeotorisasi yang valid untuk setiap catatan voucher jurnal sebelum memasukkan transaksi tersebut ke buku besar.

Kehilangan atau Kerusakan Data Buku Besar

Menyediakan cadangan dan prosedur pemulihan dari bencana, yang memadai untuk melindungi aset ini.

Pengendalian cadangan mencakup hal-hal berikut ini:

• Penggunaan label file internal dan eksternal
• Melakukan pembuatan cadangan buku besar secara rutin.